Politique de confidentialité

1. Introduction

La société EASYENCE, Société par Actions Simplifiée au capital social de 422 974,40 euros, dont le siège social est situé 9 rue des Colonnes à Paris (75002) et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 497 513 168 (ci-après « EASYENCE») attache une grande importance au respect de la vie privée des candidats au recrutement (ci-après le ou les « Candidat(s) ») et prend toutes les mesures nécessaires pour assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles des Candidats, via la politique de confidentialité présentée pour information ci-après (ci-après la « Politique de Confidentialité »).

2. Protection des données personnelles

2.1. Description des traitements des données personnelles des Candidats

Conformément aux lois et réglementations en vigueur, EASYENCE, agissant en tant que responsable de traitement, doit collecter des données personnelles relatives aux Candidats.

Les catégories de données personnelles collectées ainsi que la finalité du traitement de ces données personnelles et leur durée de conservation sont précisées dans le tableau ci-dessous.

Données personnelles collectées	Finalité	Base légale	Durée de conservation des données personnelles
Gestion des candidatures Prise de contact avec le Candidat	Nom et prénom, date de naissance, adresse complète, numéro de téléphone, adresse email, parcours professionnel, parcours scolaire, salaire actuel et/ou souhaité	Le traitement est fondé sur le consentement du Candidat et sur des mesures pré-contractuelles	Destruction du dossier si le Candidat n’est pas retenu, et jusqu’à deux ans à compter du dernier contact avec le Candidat s’il a donné son accord à la conservation de son dossier pour cette durée
Evaluation des compétences lors des entretiens de recrutement Contrôle des antécédents professionnels et scolaires	Parcours scolaire, parcours professionnel, diplômes, certificats et attestations, langues étrangères pratiqués	Le traitement est fondé sur le consentement du Candidat	Destruction du dossier si le Candidat n’est pas retenu, et jusqu’à deux ans à compter du dernier contact avec le Candidat s’il a donné son accord à la conservation de son dossier pour cette durée
Réponse aux éventuelles questions/réclamations du Candidat	Nom, prénom, adresse postale, numéro de téléphone, adresse email du Candidat	Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par EASYENCE	Jusqu’à un an à compter de la question/réclamation émise par le Candidat
Gestion des demandes de droits d’accès, d’effacement, de portabilité des données personnelles, de limitation du traitement, de rectification et d’opposition	Nom, prénom, adresse email du Candidat	Le traitement est nécessaire afin de répondre à l’exercice de leurs droits par le Candidat	Jusqu’à un an après l’exercice de son droit par le Candidat Jusqu'à trois ans après l’exercice du droit d’opposition par le Candidat

EASYENCE, peut collecter des données personnelles des Candidats par le biais d’autres sources telles que la vérification du parcours scolaire du Candidat, de ses précédentes expériences professionnelles, des personnes recommandant le Candidat et/ou indiquées comme référence et des sites tiers tels que LinkedIn ou Viadeo.

Le Candidat est informé que s’il ne souhaite pas consentir à la fourniture des données personnelles demandées, EASYENCE ne pourra pas examiner sa candidature à l’offre d’emploi et/ou de stage.

EASYENCE met à la disposition du Candidat une présentation de ses activités et lui propose des offres d’emplois et de stage accessibles sur le site internet suivant : https://www.welcometothejungle.com/fr/companies/easyence.

Les Candidats sont informés de l’identité et des coordonnées de la société éditrice du site www.welcometothejungle.co : Société CORUSCANT, 16 rue du Mail, 75002, Paris, privacy@wttj.co

2.2. Conservation des données personnelles des Candidats

Les données personnelles des Candidats sont conservées uniquement pendant la durée indiquée ci-dessus.

EASYENCE est susceptible de conserver certaines données afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires à des fins d’archivage, afin de lui permettre d’exercer ses droits et de se défendre en cas de contentieux et/ou à des fins statistiques ou historiques.

A l’issue des durées mentionnées ci-dessus, les données personnelles seront supprimées ou EASYENCE procédera à leur anonymisation.

2.3. Destinataires des données personnes des Candidats

Les données personnelles des Candidats sont traitées par :

EASYENCE et ses prestataires techniques et informatiques agissant en qualité de sous-traitants d’EASYENCE ;
la Société CORUSCANT et ses prestataires.

Les données personnelles des Candidats peuvent être transmises par EASYENCE aux organismes sociaux ainsi qu’aux autorités administratives et judiciaires dans le respect des lois et réglementations applicables.

2.4. Hébergement des données personnelles des Candidats

EASYENCE utilise les services de la société NIBELIS (116 rue Jules Guesde, 92300 Levallois-Perret, dpo@nibelis.com) pour héberger les données personnelles des Candidats.

Les données personnelles des Candidats sont hébergées sur des serveurs situés en France.

Les données personnelles des Candidats ne font donc l’objet d’aucun transfert en dehors de l’Espace Economique Européen.

2.5. Mesures de sécurité

EASYENCE veille à sécuriser les données personnelles des Candidats en mettant en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un niveau de sécurité adapté au risque, telles que la pseudonymisation et le chiffrement des données personnelles des Candidats, tout moyen permettant de garantir la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et la résilience constantes des systèmes et des services de traitement, tout moyen permettant de rétablir la disponibilité et l'accès aux données personnelles des Candidats, ainsi qu'une procédure visant à tester, à analyser et à évaluer régulièrement l’efficacité des mesures techniques et organisationnelles mises en place.

2.6. Droits des Candidats sur leurs données personnelles

Les Candidats disposent des droits suivants :

Droits d’accès et de rectification	Les Candidats peuvent demander l’accès à leurs données personnelles. Ils peuvent également demander la rectification des données personnelles qui seraient inexactes ou à ce que les données incomplètes soient complétées. Les Candidats ont aussi le droit de connaître l’origine de ces données personnelles.
Droit de suppression	Les Candidats peuvent demander la suppression de leurs données personnelles lorsque : les données ne sont plus nécessaires à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et traitées ; les Candidats ont choisi de retirer leur consentement (dans les cas où le consentement a été collecté comme base juridique du traitement), ce retrait n’impactant pas la licéité du traitement avant sa mise en œuvre ; les Candidats se sont opposés au traitement ; les données ont été traitées de manière illicite ; les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale ; ou leur suppression est requise pour garantir la conformité à la législation en vigueur notamment au regard des durées de conservation applicables aux données personnelles collectées.
Droit d’opposition	Les Candidats peuvent s’opposer au traitement de leurs données personnelles dans la limite des obligations légales imposées à EASYENCE.
Droit à la limitation	Les Candidats peuvent également demander la limitation du traitement de leurs données personnelles si : Les Candidats contestent l’exactitude de ces données ; EASYENCE n’a plus besoin de ces données pour les besoins du traitement ; et Le Candidat s’est opposé au traitement des données.
Droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé des données	Les Candidats ne doivent pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques les concernant ou les affectant de manière significative.
Droit à la portabilité	Les Candidats peuvent demander à EASYENCE de leur fournir leurs données personnelles dans un format structuré, communément utilisé, lisible par une machine, ou demander à ce qu’elles soient « portées » directement à un autre responsable du traitement à conditions que : le traitement soit fondé sur leur consentement; et qu’il soit réalisé par des moyens automatisés.
Droit d’émettre des directives anticipées sur le traitement des données personnelles après leur décès	En application de l’article 85, I de la Loi informatique et Libertés du 6 janvier 1978 telle que modifiée, les Candidats peuvent définir des directives sur l’exercice de leurs droits prévus par cette section après leur mort (notamment sur la durée de conservation de leurs données personnelles, leur suppression et/ou leur communication), et peuvent désigner une personne chargée de l’exercice de ces droits. En l’absence de telles directives, EASYENCE fera droit aux demandes des héritiers des Candidats telles que limitativement énoncées à l’article 85, II de la Loi Informatique et Libertés.
Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle	Si les Candidats ont des préoccupations ou des réclamations en ce qui concerne la protection de leurs données personnelles, ils disposent d’un droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés via le lien suivant : Plaintes en ligne \| CNIL La CNIL est également joignable à ces coordonnées : 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris - téléphone : 01 53 73 22 22. Les Candidats sont invités à en informer le Délégué à la Protection des Données d’EASYENCE au préalable afin que celui-ci puisse traiter la demande et tenter de trouver une solution amiable.

2.6. Délégué à la Protection des Données

Pour toute question concernant le traitement de ses données personnelles et afin d’exercer ses droits précités, le Candidat peut contacter le Délégué à la Protection des Données d’EASYENCE à l’adresse email suivante : dpo@easyence.com ou par courrier à l’adresse postale suivante : Délégué à la Protection des Données personnelles, Société EASYENCE, 89 rue du Faubourg Saint-Denis, 75010, Paris.

Politique de confidentialité relative au recrutement